Sovelia Core ratkaisi elektroniikkavalmistuksen ja kahden ERP:n aiheuttamat pullonkaulat Oumanilla

Ouman Oy, kiinteistöjen automaatioon ja energiatehokkuuteen erikoistunut suomalainen konserni, sai
vuoden 2013 yritysjärjestelyjen seurauksena käyttöönsä usean eri yksikön järjestelmät. Prosessien yhdenmukaistaminen koettiin kuitenkin tarpeelliseksi, ja Ouman valitsi lopulta Symetrin Sovelia Core -ratkaisun liiketoimintansa suunnittelu- ja tuotetiedon kokoavaksi ratkaisuksi.

Usean järjestelmän käytöstä yhteen
Vuoden 2013 yrityskaupan jälkeen toimintaa oli kahdessa tuotantopaikassa, kahdessa eri tuotekehitysyksikössä ja useissa myyntikonttoreissa. Käytössä olivat sekä Visma että Sonet ERP,
jonka päälle oli vuosien saatossa tehty paljon omia työkaluja erilaisen tiedon hallintaan. Osaa tiedoista hallittiin omilla tietokannoilla.

Useamman järjestelmän kanssa toimiminen oli tehotonta ja aiheutti haasteita päivittäisessä liiketoiminnassa. Tästä syystä toiminnot päätettiin yhdistää yhden laatujärjestelmän ja yhtenäisten
prosessien alle. Samalla haluttiin yhtenäistää prosessien tukemiseen käytettävät työkalut.

– Yrityskaupan jälkeen meillä oli erilaisia tuotteita, nimikkeitä ja rakenteita, kaksi hyvin erilaista tuotelinjaa, sanoo Tommi Torikka, Oumanin Head of R&D Project Management and Processes.
– Ei ollut mitään yhtä paikkaa, missä olisi nähnyt kaiken, mitä meillä on. Yrityskaupan jälkeen tilanne haluttiin korjata pikimmiten. Halusimme saada kaikki toiminnot saman ISO 9001 -laatujärjestelmän alle ja yhtenäistää prosessit, joita käytössä olevien päivittäisten työkalujen pitää tukea.

Kahden ERP-järjestelmän nimikkeistöt tuotiin Soveliaan

– Ouman-tuotteet ja OEM-tuotteet ovat samankaltaisia, mutta eivät samoja, jatkaa Torikka. – Kaikki tieto piti
pystyä hallitsemaan yhdellä ja samalla järjestelmällä. Ei ollut mitään järkeä pitää niitä erillään. Vaihtoehtoina olivat Sonetin päälle rakennettujen toimintojen edelleen kehittäminen tai Oumanin puolella jo aikaisemmin tutkitun Sovelia-vaihtoehdon vieminen eteenpäin. Selvää kuitenkin oli, että ERP-järjestelmän rinnalle tarvittiin jonkinlainen tuotetiedon hallinta.

Oumanilla Harri Johansson veti uuden PLM-kartoitusprojektin eri vaihtoehtojen sopivuudesta. Tämän perusteella hänen aikaisempi näkemyksensä Soveliasta sai vahvistuksen. Johansson totesi tuoterakenteiden kuuluvan haluttuun kokonaisuuteen ja sai varmuuden, että Sovelia Core -ratkaisu pitää
sisällään kaiken tarvittavan.

– Sovelia Core otettiin meillä käyttöön joulukuussa 2015, kertoo Torikka. – Siirsimme järjestelmään 32 000 nimikettä kahdesta eri ERP-järjestelmästä, ja pelkästään tuotedokumentaatiota oli 11 500 pdf-tiedostoa. Aluksi siirsimme nimikkeet, joiden siirto onnistuu vain nappia painamalla, kun ollaan tuotteen elinkaaren osalta sopivassa vaiheessa. Tämä osuus kesti noin kolme kuukautta ja valmistui maaliskuussa 2016.

Kun nimikkeiden todettiin olevan kunnossa, ryhdyttiin Soveliaan tekemään tuoterakenteita. Tämä vaihe kesti pari kuukautta. Sen jälkeen päästiin siirtämään Soveliasta nimike- ja tuoterakennetiedot ERP-järjestelmiin. Soveliaan siirrettiin puolestaan nimikkeiden hintatiedot, joita päästiin käyttämään uusien tuotteiden hinnoittelulaskelmiin syyskuussa 2016. Aikaisemmin tämä mahdollisuus oli käytännössä puuttunut ja laskelmat oli tehty käsin Excelissä.

Elektroniikkavalmistuksen erityispiirteet

Loppuvuodesta 2016 Oumanilla tehtiin myös iso remontti tuotekehitysprosessiin, kun käyttöön otettiin uusi etappimalli. Soveliaan tuotuna etappimalli hallinnoi tuoterevisioita tehokkaasti. Elektroniikassa tuotesyklit ovat välillä hyvin lyhyitä ja Sovelia ECM (Engineering Change Management) antaa hyvät työkalut versioiden hallintaan. Toinen elektroniikkaan liittyvä erityispiirre on komponenttien standardienmukaisuus. Erilaiset hyväksynnät  koskevat varsinkin verkkojännitteen kanssa kosketuksissa olevia komponentteja, ja komponenttia vaihdettaessa tulee korvaavan komponentin täyttää hyväksyntäkriteerit yksiselitteisesti. Komponenttivalmistajat sertifioivat tuotteensa, ja tieto sertifioinnista hallitaan Soveliassa. Tämä helpottaa prosessia, kun esimerkiksi viranomaisille voidaan antaa lista UL-hyväksytyistä komponenteista.

Oumanilla käytetään Altium-ohjelmistoa piirilevyjen suunnitteluun. Symetri integroi Altium-ohjelmiston
Soveliaan, joten piirilevy ja sen rakenne siirtyvät nyt suoraan PLM-järjestelmään. Piirilevyyn voi usein liittyä suunniteltuja ominaisuuksia, joita ei käytetä tiettyyn tuotevariaatioon. Kaikki eri tuotevariaatiot ovat kuitenkin nähtävissä Soveliassa, vaikka niitä ei olisi julkaistu ERP-järjestelmään.

Mekaniikkarakenteet ja -suunnitteludokumentaatio virtaavat Solidworks/PDM Professional järjestelmästä automatisoidun rajapinnan kautta Soveliaan ja sieltä julkaisuprosessin avulla ERP-järjestelmiin.

PLM-järjestelmä otetaan käyttöön useassa vaiheessa

Päätöksenteko Sovelian käyttöönottamisesta ja Symetrin valinnasta Oumanin yhteistyökumppaniksi oli lopulta helppo. ”Vanhassa” Oumanissa oli jo päädytty Soveliaan, ja uudelleen toteutettu kartoitusprojekti tuki tätä valintaa. Monet muut ratkaisut olisivat olleet kalliita investointeja eikä mikään muu järjestelmä tarjonnut tiettyjä Oumanin näkökulmasta oleellisia lisätoimintoja.
Kustannustehokkuus,konfiguroitavuus ja suomalainen tuotekehitys olivat selkeitä etuja.

Ennen projektin aloittamista käytiin lukuisia palavereja päätöksenteon tueksi ja projektin aikana taas tavattiin sopivien konfigurointivaihtoehtojen löytämiseksi. Sovelia-ratkaisu konfiguroidaan aina asiakastarpeiden mukaisesti.

Käyttöönotto tapahtui siis useassa vaiheessa. Riittävien resurssien varaaminen käyttöönottoprojektiin oli Torikan mukaan oleellista. Hän oli ainoa täyspäiväinen henkilö projektissa, mutta varsin monen muun panosta tarvittiin matkan varrella.

Uuden järjestelmän käyttöönotto on aina iso urakka, sanoo Torikka.
– Koulutus toteutetaan pitkällä aikavälillä. Monta asiaa voi oppia päivässä tai kahdessa, mutta uusia taitoja on päästävä käyttämään saman tien, ettei oppi unohdu. Kaikki eivät tarvitse järjestelmää päivittäin, mutta se koskettaa lähes jokaista.

– Nyt saamme kokoonpano-ohjeet suoraan Soveliasta ja tuotekehityksestä, ja tuotetiedon hallinnassa työskentelevät ovat oppineet käyttämään järjestelmää hyvin. Lähes päivittäin joku kuitenkin edelleen kyselee erilaisia neuvoja. 

SOVELIA PLM säästää aikaa ja mahdollistaa oikeisiin asioihin keskittymisen

Komponenttien tuominen järjestelmään on nyt oleellisesti helpompaa kuin aikaisemmin, kertoo Oumanin komponentti-insinööri Rami Maikola. – Aikaisemmin siihen tarvittiin neljä ihmistä: yksi avasi, minä tarkastin, joku Kuressaaressa hyväksyi ja sitten tarvittiin vielä valmistajan tiedot ja kaupallinen puoli. Nykyään minä luon komponentin ja syötän valmistajan tiedot ja tarvittavat datalehdet, minkä jälkeen koko juttu on valmis yhdellä napin painalluksella. Ostettavat komponentit kulkevat aina minun kauttani, ja Soveliassa on hyvät työkalut tiedon pitämiseksi yhteneväisenä.

Symetrin Soveliaan tekemä Altium-rajapinta määrittää selkeästi tuotteen rakenteen, kertoo Oumanin
tuotekehitysinsinööri Marianne Malo.

– Olen siirtänyt 2 647 erilaista tuotedokumenttia Soveliaan muutamassa kuukaudessa.Aikaisemmin tuoterakenteen siirtäminen oli vaikeaa ja se piti tehdä ERP-järjestelmään käsin. Soveliassa tämä on nyt valmiina ja siirtyy rajapinnan kautta ERP-järjestelmään.  En mitenkään pystyisi tekemään vanhalla järjestelmällä nykyistä työmäärää – ja nyt suoriudun siitä vielä paljon nopeammin, sanoo Malo.

– Monia hyötyjä on vaikea mitata numeroina, toteaa Torikka. – Jos tuote valmistetaan osittain Kuressaaressa ja osittain Kempeleessä, niin aikaisemmin emme nähneet mistään järjestelmästä tuotteen koko rakennetta.Nyt meillä on yksi paikka, josta kaikki tuotetieto löytyy läpi koko tuotteen
elinkaaren. – Tuotteiden ylösajo on myös nopeampaa, jatkaa Torikka. – Tuote voi olla valmiiksi mietitty ja sen kanssa on voitu tehdä kaupallista pohjatyötä jo kauan. Nyt se voidaan määrittää SOVELIAan heti elinkaaren alussa. Tuoterakenne saadaan heti näkyviin, ja kriittiset komponentit voidaan tilata
hyvissä ajoin.

Aivan kaikki ei vielä ole valmista, mutta nyt Sovelian jatkokehitys on
enemmän prosessi kuin projekti. Projektin alkaessa Oumanilla ei oikein tiedetty, mitä haluttiin, mutta lopputulos on erinomainen.